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电子签名—「后疫情时代」企业保持业务连续性的选择

dafa8882020-08-0457

电子签名—「后疫情时代」企业保持业务连续性的选择 第1张

疫情打乱了世界的脚步,却加速了企业的数位转型。过去需要面对面处理的业务相继转为线上,以保持业务连续性、提升生产效率。甚至受严格管制的金融业和医疗相关产业,均推出电子签名服务,以助用户及内部员工作业流程更加迅速便捷。

Adobe 香港及台湾区高级数位媒体技术工程顾问黄耀兴表示:「今天『电子签名』从档案性质、工作流程以至档案管理,均为中小企业的工作模式带来了翻天覆地的转变。」

疫情期间各行各业遭遇个人困境或面临财务压力,此时银行更要随时随地为客户提供即时服务。举例来说,英国 TSB 银行透过数位转型,不到一周内即运用 Adobe Sign 和 Adobe XD 在网路上推出了许多重要表单。

过去 TSB 的企业客户需要前往分行验证身份,但透过用 Adobe Sign 将表单数位化后,申请流程自头至尾,客户都可在家完成,免除客户冒险前往当地分行的需要。

医疗相关产业应用上,Adobe Sign 同样扮演了重要角色。以美国来说,医疗和生命科学公司的业务受到美国食品药物管理局(FDA)监管。透过 Adobe Sign 的完善的「填写和签署」新功能,用户在签署重要表格时,无需担心整个数位元流程是否违反规范。如此一来,企业用户将能把注意力放在提升远距工作效率,而无需忧心技术层面问题

台湾于 2001 年通过电子签章法后,开放银行行员在线上签署、处理内部的公文作业(仍视不同银行法规而定)。至于医疗业,医师、护理师、药师等均已力行减少使用纸本公文,改为电子签章。

同样地,过去需要繁琐纸本签定保单的保险业,近几年来也逐步推动无纸化,显示出电子签名应用在全球无纸化趋势中具有指标性意义。

除了在非常时期协助保持业务连续性,电子签章还可以极大地提升企业运营的效率和降低成本。Forrester Consulting 受托于 2019 年 8 月为 Adobe 进行研究《 Adobe Sign 的整体经济效应》(The Total Economic Impact of Adobe Sign),据研究发现,Adobe Sign 用户签署与完成文件的所需时间减少了 96%,从 7 天缩减至 2 小时。

各地电子签名的法规虽可能略有不同,但多数依循相同的基本原则。以Adobe Sign 为例,使用者可选择标准的电子签名方式,例如手写、键盘输入或汇入签署、或者使用凭证式数位ID和PIN码的进阶电子签名。

整个签署过程也经过系统安全追踪,可随时在上网查看合约的进度,纪录也在稽核纪录中。签署后的文件均受到完整的保护,不法分子无法利用其他软体修改合约的任何部分。

签完合约更能保存在云端,以便日后查询。Adobe Sign 近来更与 Google Drive、Dropbox、Microsoft Office、Microsoft SharePoint 等第三方应用程式合作,用户只需下载相关的整合工具,登入帐户并上传档案,便可开始进行签署流程,协助企业简化工作。

Canon推出新一代商用多功能复合机系列,提升办公室生产力

Canon于今日宣布推出全新一代商用多功能复合机 imageRUNNER ADVANCE DX,包含彩色雷射商用复合机 DX C3700i系列、DX C7700i系列,及黑白雷射商用复合机 DX 4700i系列、DX 6700i系列等四款系列新机。 台湾佳能资讯商用影像解决方案事业群资深总经理胡大刚表示: 「在 Canon 全球市场调查研究中,发现企业在选择商务复合机的采购重点上,越来越注重扫描速度,因为文件数位化已经成为文档管理必须的储存方式,以及资安是否符合业界标准,尤其资安严然是企业安全防护中重要的一环,另外直觉式的操作,更能减少员工操作上的时间及错误。而全新 imageRUNNER ADVANCE DX 系列不仅为目前业界最快270ipm的扫描速度,高规的 TLS1.3加密协定,新一代的操作介面让使用者简单操作,同时也搭载热资料夹 (HOT folder),拖曳所有文

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